La Importancia del Presupuesto

Cuando nos detenemos a pensar en los diferentes roles de la administración de un negocio, es inevitable recordar algunos conceptos asociados a esas funciones, entre ellos, tomar decisiones, planificar, dirigir y controlar. Cuando se toman decisiones debemos considerar si o si contar con información y datos para poder estimar las relaciones costo beneficio de las diferentes alternativas que se van presentando en el camino, cuando nos referimos a planificación, básicamente debemos contar con información ordenada que permita tener una descripción operacional y financiera de las actividades que vamos a desarrollar, además dirigir y controlar para alcanzar las metas y los objetivos que proyectamos en un principio.

En estas funciones, juegan un rol fundamental tanto los reportes de gestión como los presupuestos. Ambos son herramientas claves en los sistemas de control de gestión. PLANIFICAMOS a través de los presupuestos y CONTROLAMOS gracias a la gestión periódica. Ambas labores son fundamentales en la función de la administración o de quien dirija el negocio, pues básicamente le permitirá tomar decisiones bajo el fundamento de información real y medida.

Un presupuesto además nos ayuda a organizar nuestro trabajo, y nos indica de forma clara y en términos objetivos cuanto debe hacerse en cada labor, cuántos recursos se espera gastar y cuánto producto se obtendrá. Es difícil pensar en que alguien maneje y proyecte el futuro del negocio sin tener una planificación de por medio.

“Un presupuesto es la forma de expresión CUANTITATIVA de un plan de trabajo. Es decir, refleja en términos numéricos lo que se espera hacer en la empresa en un periodo de tiempo determinado”.

LOS BENEFICIOS DE HACER UN PRESUPUESTO

Básicamente nos permite saber qué vamos a hacer, cuándo y que recursos necesitaremos para hacerlo. Esto es fundamental en la planificación, pues nos ayuda a evaluar si realmente contaremos con los recursos necesarios para ejecutar nuestros planes y alcanzar los objetivos. Al hacer un presupuesto, ya sea de operación o financiero podremos saber finalmente si la empresa contará con la caja, recurso humano, insumos, etc. por nombrar algunos, para llevar a cabo sus planes.

Otro punto realmente importante, es que nos permite anticiparnos a diferentes necesidades y, o requerimientos, con esto básicamente se logra mejorar la eficiencia y anteponernos a futuros problemas. Además nos permite establecer prioridades y evaluar la consecución de los objetivos tanto productivos como económicos.

RECORDEMOS ALGUNOS CONCEPTOS

En este artículo haremos referencia a dos tipos de presupuestos, los de operación y los financieros y, o económicos.

Los de operación son la programación en detalle de las cantidades físicas de insumos, recurso humano, infraestructura, maquinaria, etc. Aquellos contemplan cantidades y no necesariamente valor económico.

Entre los presupuestos de operación destacan:

Producción: Referido a cantidad de vacas a ordeñar, litros de leche, kilos de carne, kilos de materia seca a producir. Nos indica el momento de la producción, tipo y cantidad.

Insumos: Cantidad, tipo y momento cuando los vamos a necesitar.

Otros presupuestos de operación son, presupuesto de recursos humanos, uso maquinarias, etc.

Los presupuestos financieros son aquellos que nos permiten programar los flujos de dinero para llevar a cabo las actividades productivas; derivan de las operaciones, pero ojo, pueden presentar diferencias significativas cuando el uso de insumos no coincide con el momento en que se producen los egresos e ingresos o cuando hay manejos financieros con bancos. Destacan algunos de ellos como:

Ingresos: En ellos básicamente se proyectan los precios de los productos a vender (precio litro de leche, precio kilo de carne), indican monto total del ingreso y momento en que se producirán.

Egresos: Para determinar el nivel de gastos que la empresa tendrá a lo largo de un periodo y debe tener claramente reflejado todos los egresos que generará el negocio, monto y momento.

El mismo ejercicio es posible realizar para las inversiones, flujo de caja, y estado de resultado donde nos interesa de sobremanera el costo de producción del litro de leche y el margen por hectárea de lechería.

EN LA PRACTICA, ¿QUÉ INSUMOS NECESITAMOS Y COMO LE DAMOS FORMA A NUESTRO PRESPUESTO?

Los presupuestos los podemos elaborar en base a la experiencia y conocimiento propio del administrador o de la persona responsable en llevar la gestión. La calidad, precisión o que tan completo lo podamos realizar va a ir mejorando en la medida que exista información real de la empresa como datos históricos de producción, gastos e indicadores productivos.

A continuación nos referiremos en forma más práctica al tipo de información que necesitamos para darle forma a nuestro presupuesto.

1. Proyección de la masa ganadera: Hoy en día contamos con variadas herramientas que nos permiten obtener la proyección de nuestro inventario de ganado a lo largo de un periodo. Aquí lo importante es tener claro cuál es nuestro inventario físico en el momento en que comenzamos a proyectar y luego de eso nos hacemos algunas preguntas como ¿qué porcentaje del rebaño y de la masa ganadera pretendo eliminar entre muertes y ventas? ¿Cuándo los voy eliminar? ¿Vamos a vender los machos?, ¿Vamos a comprar animales? Es de suma relevancia en esta etapa contar con información de la proyección de partos que esperamos, tanto de vacas como de vaquillas para calcular la reposición de nuestro rebaño y saber cuántas crías se van a incorporar.

Al realizar esta proyección ya seremos capaces de evaluar si realmente la superficie con la que contamos es capaz de sostener la cantidad de animales proyectada. En palabras simples sabremos cual será la carga animal del predio.

2. Planificación agronómica: En esta etapa es fundamental realizar el balance forrajero a modo de poder contrastar los requerimientos nutricionales del rebaño con la oferta de forrajes y suplementos. Este ejercicio nos servirá como insumo para realizar la planificación agrícola y poder asignar los gastos de insumos como fertilizantes, semillas, agroquímicos, petróleo, insumos para conservación y elaboración de forrajes, y uso de maquinaria y, o prestaciones de servicios a las cuales debamos recurrir. En esta etapa ya al menos seremos capaces de asignar entre el 20—25 % de los costos de producción del litro de leche y muy importante, una vez que el balance arroje una estimación, será evaluar la estrategia a utilizar: modificar la carga animal, optimizar el pastoreo, modificar la producción de forraje, o aumentar el uso de suplementos o concentrados. En caso de optar por la última vía, debemos tener claro que el costo de producción del uso de concentrados representa entre 20-30 % de los costos totales de producción del litro de leche.

3. Número de vacas en ordeña: Como señalamos anteriormente, necesitamos saber el número de vacas en ordeña que tenemos al día 1 de comenzar a proyectar, además de eso tener claridad o conocer la proyección de los parto que tendremos a lo largo del periodo, tanto del número de vacas como de vaquillas que se van a ir incorporando de manera mensual, asumimos aquí cierto porcentaje de pérdidas por abortos u otros motivos (debiesen ser mínimos), no olvidar que al momento de proyectar las vacas en ordeña debemos considerar las vacas secas que habrán en cada mes (aquí usualmente se asumen secados 60 días antes del parto) y descontar también de manera mensual aquellas vacas que se irán eliminando por motivo de muerte y, o venta. Pensemos al menos en el 20 % del rebaño como eliminación total.

A estas alturas ya contamos con información importante. Conocemos la proyección de las vacas en ordeña, por lo tanto es momento de proyectar los ingresos de la venta de leche.

4. Proyectando los ingresos: Incluimos todos aquellos ingresos que esperamos percibir durante el periodo determinado. Está claro que el gran porcentaje de ellos proviene de la venta de leche a planta y ganado. Como ya proyectamos la masa ganadera, tendremos por un lado las vacas en ordeña mensuales, es momento entonces de asignar la producción individual que esperamos obtener, aquí se sugiere “jugar” un poco con las cifras y sustentarlas en base a los históricos obtenidos años anteriores. Tenemos entonces una aproximación a los litros que venderemos a planta, por ende si asignamos un precio estimado del litro de leche pagado, podremos obtener una proyección clara de los ingresos por concepto de venta de leche. Asignemos también los litros de leche para consumo personal y para las crías. Ahora conocemos dos indicadores relevantes: LOS INGRESOS POR VENTA DE LECHE Y LA PRODUCCIÓN TOTAL DE LITROS DE LECHE.

A estas alturas ya sabemos cuántos animales vamos a vender. Importante para nuestro flujo de caja será tener claro, en qué fecha pretendemos vender, cuántos kilos y a qué precio.

5. Asignación de gastos: Anteriormente indicamos que el balance forrajero y la proyección agronómica nos permitirán asignar entre 40—55 % de los costos totales de producción. Nos resta asignar el otro 45—60 % de los costos, donde entre ellos destaca el recurso humano (15 %) y la reposición (12 %).

En esta etapa, y asignando al menos el 80 % de los costos totales a la producción de leche, podremos acercarnos a obtener el costo de producción del litro de leche y por ende saber cuál será el margen de nuestro negocio. Un punto importante, es que para considerar un flujo de caja lo más real posible debemos incluir aquí las inversiones que tengamos en mente realizar e ingresar a nuestro flujo aquellos compromisos bancarios como la amortización de capital y los intereses.

Los demás costos se encuentran asociados a las siguientes cuentas: electricidad, contribuciones, arriendos, gastos generales, administración, mantención, inseminación, sanidad, asesorías, gastos en análisis y exámenes, comisiones y fletes. Para apoyarnos podemos recurrir a artículos anteriores donde se ha hecho referencia a los ítems que debemos considerar en el costo de producción del litro leche, que porcentaje representa cada cuenta del costo total, incluso se han entregado referencias de los pesos por litro promedio de cada cuenta. Todo esto sobre cifras de bases de datos reales. Si tenemos la posibilidad de contar con reportes de gestión propios y actualizados, será mucho más fácil asignar el nivel de gastos por cuenta.

“Los precios no debiesen ser una variable de la cual dependamos a la hora de evaluar la proyección del flujo de caja que resultará de nuestro presupuesto y del resultado empresa que esperamos obtener”

CONSIDERACIONES FINALES

Con el presupuesto sobre la mesa podemos contar con información para tomar decisiones fundadas, corregir y tomar las medidas necesarias que nos alejen del fracaso. Es en este momento cuando debemos realizar los ajustes necesarios para que idealmente finalicemos el periodo con un flujo de caja positivo que nos permita operar, con la producción que esperamos y queremos obtener y que por supuesto nos permita diluir los costos de producción a modo de obtener un margen por costo de litro de leche que sea atractivo para nuestro negocio. En esta etapa le podemos dar una segunda mirada a cada uno de los puntos que señalamos con anterioridad y ajustar hasta quedar seguros y conformes con el plan de trabajo que queremos llevar a la práctica.

Otro punto importante es no siempre diseñar un esquema de presupuesto demasiado rígido , pensar en que también existirán imprevisto a lo largo de la ejecución del plan de trabajo, ajustar siempre a nuestra realidad y priorizar lo que sea más importante.

Si usted requiere ayuda o necesita elaborar presupuesto, por favor no dude en contactar o acercarse al Departamento de Gestión Agrícola Colun.