En escenarios cambiantes y coyunturas desafiantes la planificación y los presupuestos constituyen herramientas claves en los sistemas de Control de Gestión, ya que la administración de la empresa requiere de manera fundamental planificar y controlar las actividades, esta es una de las funciones más importantes de un administrador o propietario.
Las empresas agropecuarias en su mayoría, desarrollan varias líneas de producción o actividades productivas que generalmente trabajan relacionadas a nivel productivo y económico, de tal manera que su operación conjunta determina el resultado económico de la empresa en total.
En su expresión más sencilla, un presupuesto no es más que la expresión cuantitativa de un plan de trabajo, refleja en términos numéricos lo que planea hacer una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Presupuestar tiene dos beneficios fundamentales; en primer lugar permite saber lo que la empresa va a hacer y va a necesitar, esto es parte esencial de la planificación, para ver si realmente se cuenta con los recursos necesarios para realizar las actividades o inversiones propuestas. En segundo lugar ayuda al administrador a anticipar los requerimientos, haciendo su gestión más eficiente y evitando problemas.
Los presupuestos contribuyen a:
• Determinar la estructura de ingresos, costos, gastos y la utilidad de los principales rubros o actividades que conforman la empresa.
• Identificar y cuantificar los ingresos y costos que tienen mayor incidencia en la estructura productiva la empresa.
• Determinar los diferenciales entre ingresos y gastos que puedan existir a través del año, elaborando un flujo de caja, anticipando los déficits y superávits en cada momento.
• Determinar los costos de producción unitarios y los principales indicadores productivos y económicos por actividad.
A nivel operacional ayudan a programar las cantidades físicas de insumos, materiales, mano de obra, y en algunos casos inversiones necesarias para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos. También permiten conocer la cantidad y momento en que se obtendrá una determinada producción, en el caso lechero al conocer la programación de los partos se puede estimar la cantidad de vacas a ordeñar según los meses del año y por ende la producción a obtener, además permitir determinar la cantidad de alimento requerida. Según los nacimientos y las tasas de crecimiento y ganancia de pesos de cada predio se programa la venta de ganado de desecho y de carne.
A nivel financiero, indican la programación de flujos de dinero en la empresa, estos derivan de los presupuestos operacionales, pero pueden presentar desfases cuando el uso o compra de ciertos insumos no coinciden con el momento de la generación de los ingresos, o cuando hay participación de créditos con instituciones financieras.
Los presupuestos se pueden elaborar en base a la experiencia y conocimiento propio del administrador. La calidad y precisión del presupuesto irá mejorando en la medida que exista información, presupuestos y resultados de las temporadas anteriores.
La planificación también puede orientarse a la introducción de cambios en los sistemas de producción acordes a los objetivos de la empresa. Por ejemplo:
La realización de presupuestos permite llevar un adecuado Control de Gestión de la empresa, siguiendo la evolución de los ingresos y egresos de la empresa a lo largo del año o del periodo definido en el presupuesto, comparando permanente y oportunamente los objetivos establecidos con los datos reales obtenidos, tanto desde el punto de vista físico (cantidad de leche a producir, concentrado consumido, etc.) como económico (montos gastados v/s presupuesto), verificando cuanto queda por ingresar o gastar para cumplir con los objetivos propuestos. Finalmente con estas herramientas es posible establecer las causas de las diferencias entre lo planificado y lo realizado, las que pueden deberse a variaciones en el precio, variaciones en las cantidades producidas debidas a eventos climáticos imposibles de prever, variaciones en las cantidades insumos comprados, etc.
La realización de presupuestos también permite la evaluación de distintos escenarios, de precio de insumos y productos, inversiones, etc.
En cualquier presupuesto es importante considerar y evaluar cualquier cambio que se desee hacer, considerar todos los costos en que incurre la empresa, para obtener un buen flujo de caja y obviamente lo más importante es la calidad de la información base para este; si se proyecta la producción de leche lo más importante es tener la información reproductiva del predio actualizada ya que nos permitirá hacer un correcto presupuesto de vacas y por ende de ingresos e insumos, que serán determinantes en las conclusiones que del presupuesto se puedan extraer para tomar medidas acordes en la solución de problemas y/o eventualidades que puedan suscitarse.
CONSIDERACIONES FINALES
Con el presupuesto sobre la mesa podemos contar con información para tomar decisiones fundadas, corregir y tomar las medidas necesarias que nos alejen de malos resultados. Es en este momento cuando debemos realizar los ajustes necesarios para que idealmente finalicemos el periodo con un flujo de caja positivo que nos permita operar, con la producción que esperamos y queremos obtener y que por supuesto nos permita diluir los costos de producción a modo de obtener un margen por costo de litro de leche que sea atractivo para nuestro negocio. En esta etapa le podemos dar una segunda mirada a cada uno de los puntos que señalamos con anterioridad y ajustar hasta quedar seguros y conformes con el plan de trabajo que queremos llevar a la práctica.
Otro punto importante es no siempre diseñar un esquema de presupuesto demasiado rígido, pensar en que también existirán imprevistos a lo largo de la ejecución del plan de trabajo, ajustar siempre a nuestra realidad y priorizar lo que sea más importante.
Para cualquier consulta no dude en acercarse al departamento de Gestión, o a cualquier profesional del Área de Agroservicios, dónde se podrá aclarar más este tema y otros en cuanto a eficiencia económica y productiva.
